Тема 4. Пакет прикладных программ Microsoft Office

 

Тема 4. Пакет прикладных программ Microsoft Office

1.     Общее описание пакета прикладных Microsoft Office

2.     Общие сведения о табличном и текстовом редакторе

 

1.     Общее описание пакета прикладных Microsoft Office

Программные средства, которые используются для реализации задач поставленных перед предприятием (организацией) можно разделить на следующие группы:

• программы автоматизации выполнения бизнес-операций (технологических операций), составляющих основную деятельность предприятия, применяется специализированное прикладное программное обеспечение.

•          программы для автоматизации документооборота.

•          программы баз данных и клиентские приложения для работы с БД.

•          программные продукты для получения внешней информации. Например, программы электронной почты, интернет-пейджеров, IP-телефонии.

•          программы автоматизации бухгалтерского учета и предоставления установленной действующим законодательством отчетности во внешние органы.

•     программы автоматизации управленческого учета, целью которого являются сбор данных и их представление в виде, удобном для руководителей предприятия, которые используют их для принятия управленческих решений.

•     программы организации процесса планирования и получения отчетности по выполнению планов предприятия (в частности, для постановки на предприятии системы бюджетирования).

На рынке существует большое многообразие программных продуктов, которые можно использовать для решения перечисленных задач. Эти продукты могут существенно различаться как по возможностям, так и по стоимости. Поэтому одной из задач данного предмета является знакомство с программным обеспечением, которое используется на предприятиях различного масштаба для последующего их выбора при развертывании единого информационного пространства предприятия.

Прикладные программы часто объединяются в пакеты по роду деятельности пользователя. Наиболее популярным пакетом, предназначенным для решения задач автоматизации офиса, является Microsoft Office. Он представляет собой семейство прикладных программных продуктов, которое объединяет различные приложения в универсальную среду для работы с информацией.

Microsoft Office - пакет программных приложений, позволяющий пользователю выполнять практически все необходимые функции для создания и обработки как текстовой, так и числовой информации. Все входящие в данный блок прикладные программы обладают общим визуальным сходством, приемами работы, языковыми средствами, выражающимися в практически одинаковых меню, панелях инструментов и средствах настройки. Кроме того, эти программные средства взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществить операцию внедрения объекта, созданного одним программным пакетом, в другой программный пакет, т. е. реализуют OLE-технологию.

В настоящее время используются сразу 3 версии пакета Microsoft Office 2003 и Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010. Последняя версия имеет существенные отличия в интерфейсе, организации доступа к командам, имеется новый пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

Поставка программного пакета Microsoft Office осуществляется в трех комплектациях:

-       Office Стандартный

-       Office Профессиональный плюс

-       Office Корпоративный

 Пакет Office Стандартный в основном предназначен для работы дома и на малых предприятиях. Входящий в него набор программ позволяет выполнять основные функции по созданию документов, электронных таблиц и презентации, осуществлять работу с электронной почтой, календарем и контактами.

Office Профессиональный плюс имеет более мощных набор средств создания, управления, анализа и совместного использования данных.

 Office Корпоративный является наиболее полным программным пакетом. Он создан на основе профессиональной и стандартной версий с добавлением двух программ.

Эволюция офисного программного обеспечения.

Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы. Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы и процессоры. В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовый процессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработки в этой области. В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450 тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версия редактора, в 1984-м - версия для Apple Macintosh и в 1989-м - для Microsoft Windows.

Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появились электронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица под названием Visicalc, которая впоследствии определила целое направление программного обеспечения. Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярность персональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась. Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excel появилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили к работе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh, финальные версии которых вышли в 1985 году.

В 1984 году выпускником Университета Беркли Бобом Гаскинсом была разработана программа PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведения презентаций.

Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в 1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретена компанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.

Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеров Macintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.x разработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году. Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel 4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail. Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было. СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office, появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередь на пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих баз данных и незнакомых с программированием.

 

2.     Общие сведения о текстовом и табличном редакторе

Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т. п. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом де факто для всех разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов). Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание. На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.). На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.). Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

      Текстовые редакторы -это программы, предназначенные для работы с текстом. Они позволяют читать, вводить, редактировать текст, сохранять его в файл, выполнять поиск по тексту и другое.

Главное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов: текстовые процессоры позволяют оформлять текст, а также вставлять нетекстовые объекты (изображения, таблицы, диаграммы, видео и аудио) в редактируемый документ. В текстовых процессорах оформление текста называется его форматированием.

Изначально, где-то в 70-е годы XX века, текстовыми процессорами называли специальные электронные устройства, предназначенные для работы с текстом. Позже, когда компьютеры стали более универсальными машинами, так стали называть программы-приложения.

      Особенности текстовых редакторов

Текстовые редакторы предназначены для работы с так называемым «плоским текстом». Такой текст не включает в себя элементы форматирования и нетекстовые объекты. В остальном по возможностям работы с текстом редакторы почти не уступают текстовым процессорам, а в чем-то превосходят их. Например, многие текстовые редакторы могут подсвечивать синтаксис текста, представляющего собой код на языке программирования. Причем подсветка кода работает для множества языков программирования.

Простейшие текстовые редакторы представляют собой одну программу. Более сложные могут включать дополнительные программы, библиотеки, утилиты. В таком случае текстовый редактор представляет собой уже не программу, а приложение, как и в случае с текстовыми процессорами.

Наиболее известным и простым текстовым редактором является «Блокнот», который поставляется вместе с операционной системой Windows.

Особенности текстовых процессоров

В определенном смысле текстовые процессоры можно считать разновидностью текстовых редакторов.

Текстовые процессоры позволяют форматировать (оформлять) текст и вставлять в него нетекстовые объекты (от таблиц и картинок до видеофайлов). Следовательно, созданные в текстовых процессорах документы хранят не только текстовые данные, но также команды разметки текста на специальном языке, ссылки на связанные объекты или сами объекты в виде двоичных кодов.

Каждый текстовый процессор сохраняет документ в своем формате. Поэтому документ, созданный в одном приложении, может некорректно отобразиться, если его открыть в другом приложении.

У текстовых редакторов также могут быть панели инструментов. Однако они есть не у всех редакторов. В то время как панели инструментов есть у всех текстовых процессоров.

На сегодняшний день наиболее популярные текстовые процессоры входят в состав пакетов приложений. Так, MS Word входит в состав пакета MS Office,

Современные текстовые редакторы позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, что печатные документы, которые создаются распечатываются на одном рабочем месте и их дальнейшее движение происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип – электронные документы в формате текстового редактора, т.е. MS Word в виде документа, имя. расширение  *.DOC. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным заказчик использует его в дальнейшем по своему усмотрению: редактирует, дорабатывает или использует как компоненту для подготовки других документов.

Третий вид – Web-документы. Предполагается, что в этом качестве навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом.

Создание документа.

В текстовом редакторе MS Word используется два метода создания нового документа:

1.     На основе готового шаблона

2.     На основе существующего документа.

Второй метода проще, но первый методически более корректен. При создании документа на основе существующего документа открывают существующий документ, сохраняют его под новым именем, затем выделяют в ем все содержимое и удаляют все, после этого мы имеем пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Создание комплексных текстовых документов. Комплексные текстовые документы содержат специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).