Тема 4. Пакет прикладных программ Microsoft Office

1.     Общее описание пакета прикладных программ MicrosoftOffice

2.     Общие сведения о табличном и текстовом редакторе

 

1.     Общее описание пакета прикладных программ MicrosoftOffice

Прикладные программы часто объединяются в пакеты по роду деятельности пользователя. Наиболее популярным пакетом, предназначенным для решения задач автоматизации офиса, является Microsoft Office. Он представляет собой семейство прикладных программных продуктов, которое объединяет различные приложения в универсальную среду для работы с информацией.

Microsoft Office - пакет программных приложений, позволяющий пользователю выполнять практически все необходимые функции для создания и обработки как текстовой, так и числовой информации. Все входящие в данный блок прикладные программы обладают общим визуальным сходством, приемами работы, языковыми средствами, выражающимися в практически одинаковых меню, панелях инструментов и средствах настройки. Кроме того, эти программные средства взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществить операцию внедрения объекта, созданного одним программным пакетом, в другой программный пакет, т. е. реализуют OLE-технологию. В настоящее время используются сразу3 версии пакета Microsoft Office 2003 и Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010. Последняя версия имеет существенные отличия в интерфейсе, организации доступа к командам, имеется новый пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

Поставка программного пакета Microsoft Office осуществляется в трех комплектациях:

-       Office Стандартный 

-       Office Профессиональный плюс 

-       Office Корпоративный 

 Пакет Office Стандартный в основном предназначен для работы дома и на малых предприятиях. Входящий в него набор программ позволяет выполнять основные функции по созданию документов, электронных таблиц и презентации, осуществлять работу с электронной почтой, календарем и контактами.

Office Профессиональный плюс  имеет более мощных набор средств создания, управления, анализа и совместного использования данных. 

 Office Корпоративный 2 является наиболее полным программным пакетом. Он создан на основе профессиональной и стандартной версий с добавлением двух программ: Microsoft Office Groove 2007 и Microsoft Office OneNote 2007. Они предоставляют возможности совместной работы, а также эффективного сбора, хранения, организации, поиска и совместного использования информации любых типов. Office Groove 2007 формирует многофункциональную, более безопасную среду для совместной работы в рамках группы независимо от местонахождения ее участников, при минимальной поддержке ИТ-специалистов. Office OneNote 2007 предлагает исчерпывающий набор возможностей управления информацией, поддерживающий содержимое практически любых типов, что позволяет рабочим группам быстрее добиваться лучших результатов.

С точки зрения функциональных возможностей данный блок программ можно разбить на три группы.

Первая группа так называемые большие редакторы и основные программные компоненты, работающие как самостоятельный программный комплекс. Их в свою очередь можно классифицировать по функциональным возможностям на три подгруппы: редакторы, системы управления данными и бизнес-приложения. К первой относятся собственно редакторы: текстовый редактор Word, используемый для формирования любых документов, электронная таблица Excel - для эффективной работы с числовой информацией, редактор создания презентаций Power Point, FrontPage средство для подготовки и редактирования Web-страниц. С помощью этих программных средств можно создавать как отдельные небольшие объекты, так и файлы, имеющие стандартные расширения.

Вторая группа программ реализует функции управления данными. В эту группу входят два компонента. Первый - система управления базами данных Access, используемая для подготовки структурированных информационных баз и имеющая специальные средства для обработки больших объемов данных, отбора информации по запросам, формирования отчетов. Второй — это диспетчер управления информацией Outlook, который организует управление данными личного и служебного характера с использованием средств электронной почты, планирования рабочего дня, личного календаря, организует коллективное использование данных в рамках определенных группах пользователей. Еще одна программа, которая может быть отнесена к данной группе OneNote 2007, — электронная записная книжка, которая помогает организовывать работу с текстами, изображениями, звуком и видео.

Третья подгруппа выделяется в составе Microsoft Office, начиная с версии 2003, и носит профессиональный характер, поскольку может быть востребована отдельными группами пользователей для ведения своего бизнеса. В нее входит такая программа, как InfoPath, используемая для разработки различных бизнес-форм, их заполнения и использования всеми работниками компании для организации бизнес-процессов и решения различных деловых задач. Другим программным средством является редактор Publisher, который использует широкий набор макетов и типов публикаций для создания профессиональных печатных публикаций (буклетов, рекламной продукции, визитных карточек и проч.), веб-публика-ций и электронных рассылок. В этой группе наибольшую популярность следует отдать Project, предназначеной исключительно для управления проектами. Для совместной работы пользователей над различными проектами как в локальной сети, так и в Интернет предназначен пакет Groove 2007.

Вторая крупная группа программ, входящих в состав Microsoft Office, представляет собой сервисные мини-программы. Основная их особенность состоит в том, что они работают внутри других программных комплексов, создают не самостоятельные файлы, а лишь отдельные объекты. Каждый из объектов может быть сохранен внутри любого из файлов, созданных большими программами со стандартными расширениями. Запуск мини-программ приводит либо к появлению специального диалогового окна, либо к возникновению новых пунктов меню и панелей инструментов. К сервисным приложениям относятся: программа для создания графиков Microsoft Graph, средство построения организационных и процессных диаграмм SmartArt (аналог данного объекта, используемый в более ранних версиях офиса OrgChart), редактор формул Equation Editor, средство для подготовки графических изображений заголовков и рекламных эмблем WordArt, мини-программа ClipArt Gallery, позволяющая использовать обширную коллекцию встроенных изображений и клипов.

На особом положении находится программа Photo Editor, в отличие от других она может загружаться как самостоятельный программный пакет, но с ее помощью готовые растровые изображения только просматриваются и редактируются, создавать изображения «с нуля» нельзя. Photo Editor - редактор рисунков - обладает возможностью изменения размеров, красок, возможность художественных эффектов (рельефное изображение, эффект погрузки в воду и т. д.). Обладает специальными эффектами (повышение, понижение контрастности изображения, создание негатива контура). Photo Editor позволяет работать с файлами наиболее популярных графических форматов.

И наконец, третья группа средств Microsoft Office - дополнительные программы, расширяющие возможности прикладных программ. Среди них можно выделить интересные встроенные компоненты, такие как Document Scanning и Document Imaging, предназначенные управление сканированием документов, их просмотра на экране, распознавания, перекомпоновки. Обычно для этих целей используются специальные программы, например FineRider, которые требуют дополнительных средств для лицензионного приобретения и установки. В третью группу также входят Microsoft Binder, позволяющее объединять документы из различных приложений Office и работать с ними как с единым проектом или книгой, средство Picture Manager, предоставляющее гибкие возможности для управления, редактирования и совместного использования рисунков, компонента для восстановления приложений, программа для создания цифрового сертификата (электронной подписи).

В настоящее время большая часть пользователей перешла на новую версию офисных приложений. Если ранее различия между версиями редко были заметны пользователю, то в версии Microsoft Office 2007 радикально изменен интерфейс практически всех приложений.

Компания Microsoft продолжает совершенствование программного обеспечения, в том числе и модифицирует офисный пакет. Новинка объединяет самые распространенные параметры печати, избавляя пользователя от необходимости перехода по нескольким диалоговым окнам. Office 2010 содержит новые средства редактирования фотографий, позволяющие не только производить обрезку картинок, но и удалять отвлекающий внимание фон, корректировать четкость, яркость и контрастность изображения, накладывать художественные эффекты и подписи. Новая версия предусматривает введение режима защищенного просмотра документов из потенциально опасных источников. В этом режиме блокируются действия вредоносного кода.

Microsoft Office очень удобен — он не создает проблем при изучении новых приложений и работе с ними. Получить информацию о том, как лучше выполнить то или иное действие или найти нужный инструмент в различных приложениях, можно путем получения справки из меню или у помощника.

К достоинствам Microsoft Office также относится интегрированность программ Excel, Word, Access друг с другом и с другими программами и поддержка новейших Web-технологий. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

В приложениях Microsoft Office можно создавать Web-страницы, не изучая формат HTML, сохранять документы в формате HTML, просматривать готовые HTML-документы, а также создавать гипертекстовые ссылки. Такая ссылка может быть помещена внутрь документа и будет указывать либо на Web страницу, либо на другой документ, где бы этот документ ни находился.

Наиболее популярными у большинства пользователей являются приложения Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, поэтому в нашем учебнике более подробно будут рассмотрены основные приемы работы именно в этих программах. Различные версии Microsoft Office могут иметь некоторые отличительные особенности, поэтому в тех случаях, когда конкретные приемы операций зависят от используемой версии программы, мы будем демонстрировать их в двух вариантах Microsoft Office 2003 и Microsoft Office 2007, хотя в основном речь будет идти о таких обобщенных понятиях и методах, для которых различия между конкретными версиями программ второстепенны.

 

2.Общие сведения о табличном и текстовом редакторе

Текстовые редакторы -это программы, предназначенные для работы с текстом. Они позволяют читать, вводить, редактировать текст, сохранять его в файл, выполнять поиск по тексту и другое.

Главное отличие текстовых процессоров от текстовых редакторов: текстовые процессоры позволяют оформлять текст, а также вставлять нетекстовые объекты (изображения, таблицы, диаграммы, видео и аудио) в редактируемый документ. В текстовых процессорах оформление текста называется его форматированием.

Изначально, где-то в 70-е годы XX века, текстовыми процессорами называли специальные электронные устройства, предназначенные для работы с текстом. Позже, когда компьютеры стали более универсальными машинами, так стали называть программы-приложения.

      Особенности текстовых редакторов

Текстовые редакторы предназначены для работы с так называемым «плоским текстом». Такой текст не включает в себя элементы форматирования и нетекстовые объекты. В остальном по возможностям работы с текстом редакторы почти не уступают текстовым процессорам, а в чем-то превосходят их. Например, многие текстовые редакторы могут подсвечивать синтаксис текста, представляющего собой код на языке программирования. Причем подсветка кода работает для множества языков программирования.

Простейшие текстовые редакторы представляют собой одну программу. Более сложные могут включать дополнительные программы, библиотеки, утилиты. В таком случае текстовый редактор представляет собой уже не программу, а приложение, как и в случае с текстовыми процессорами.

Наиболее известным и простым текстовым редактором является «Блокнот», который поставляется вместе с операционной системой Windows.

Особенности текстовых процессоров

В определенном смысле текстовые процессоры можно считать разновидностью текстовых редакторов.

Текстовые процессоры позволяют форматировать (оформлять) текст и вставлять в него нетекстовые объекты (от таблиц и картинок до видеофайлов). Следовательно, созданные в текстовых процессорах документы хранят не только текстовые данные, но также команды разметки текста на специальном языке, ссылки на связанные объекты или сами объекты в виде двоичных кодов.

Каждый текстовый процессор сохраняет документ в своем формате. Поэтому документ, созданный в одном приложении, может некорректно отобразиться, если его открыть в другом приложении.

Текстовые процессоры имеют более сложный интерфейс. Помимо строки меню, всегда есть панели инструментов, содержащие кнопки с пиктограммами, выпадающие списки и др. Нажатие на эти кнопки приводит к вызову определенных команд. Все возможные в текстовых процессорах команды содержатся в пунктах меню. На панелях инструментов обычно продублированы наиболее востребованные команды.

Видимость панелей инструментов настраивается. Так во многих текстовых процессорах по-умолчанию отображены только две панели «Стандартная» и «Форматирование».

У текстовых редакторов также могут быть панели инструментов. Однако они есть не у всех редакторов. В то время как панели инструментов есть у всех текстовых процессоров.

На сегодняшний день наиболее популярные текстовые процессоры входят в состав пакетов приложений. Так, MS Word входит в состав пакета MS Office,

Основные принципы практической работы с текстовым редактором MS Word.

Базовый принцип работы состоит в том, что нужно строго подходить к выбору тех функций, которые могут использоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик. Даже если документ готовится для личного употребления, условным заказчиком является сам автор. К какому типу относится документ? Современные текстовые редакторы позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, что печатные документы, которые создаются распечатываются на одном рабочем месте и их дальнейшее движение происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства. Второй тип – электронные документы в формате текстового редактора, т.е. MS Word в виде документа, имя.расширение  *.DOC. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным заказчик использует его в дальнейшем по своему усмотрению: редактирует, дорабатывает или использует как компоненту для подготовки других документов. Третий вид – Web-документы. Предполагается, что в этом качестве навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом.

Создание документа.

В текстовом редакторе MS Word используется два метода создания нового документа:

1.     На основе готового шаблона

2.     На основе существующего документа.

Второй метода роще, но первый методически более корректен. При создании документа на основе существующего документа открывают существующий документ, сохраняют его под новым именем, затем выделяют  в ем все содержимое и удаляют все, после этого мы имеем пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Создание комплексных текстовых документов. Комплексные текстовые документы содержат специальные элементы оформления и встроенные объекты нетекстовой природы (формулы, таблицы, диаграммы, художественные заголовки, растровые и векторные иллюстрации, а также объекты мультимедиа).

Ввод формул Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ очевидна. Одним из таких средств является специальное приложение MathCad.

В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Запуск и настройка осуществляется с помощью команды меню Вставка→Объект. Далее в окне Тип объекта вам будет предложен широкий выбор средств, которыми вы можете воспользоваться, в зависимости от тог, что вы хотите далее делать и в том числе MathCad, AutoCad Drawning, Видео-клип, Диаграмма Microsoft Excel, Диаграмма Microsoft Graph 2000 и др. В Windows XP существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другими приложениями. Называется эта технология Object Linking and Embedding (OLE). В переводе на русский это означает Объективное связывание и встраивание. Если встраиваемый значок очень большой, то целесообразно в тексте хранить не сам объект, а пометив флажок «В виде значка» хранить в тексте его пиктограмму. После нажмем OK в окне Объект произойдет активизация программы, работающей с объектами данного типа. После выполнения редактирования объекта, родительское приложение следует закрыть и вернуться в Word, т.е. сохранить файл. Если объект не очень большой, то в окне Вставка объекта следует перейти к странице Создание из файла. Флажок «связь с файлом» позволяет наладить связь между объектом на диске и объектом в документе. При внедрении объекта в документ можно столкнуться с тем, что на экране выводится на сам объект, а только под поле, в которое он был вставлен, например {EMBED PBrush}. Для того, чтобы увидеть сам объект, нужно вызвать окно Сервис→Параметры и убрать флажок Коды полей на вкладке Вид.

Редактор математических формул. Для того, чтобы этот редактор присутствовал на вашем компьютере, нужно указать его имя Microsoft Equation 3.0 при установке пакета Microsoft Office.

Работа с графикой. Наряду со средствами обработки пакета, Word оснащен мощным встроенным редактором рисунков и представляет широкие возможности для оформления документов любыми графическими способами. Для того, чтобы найти нужный рисунок необходимо выбрать Вставка/Рисунок/Картинки, а затем вкладку Рисунки, Звуки и фильмы Clip Gallary предоставляет возможность поиска рисунка с необходимыми характеристиками, кроме того имеет собственную справочную систему, содержащую сведения о добавлении, обновлении и изменении рисунков. Для поиска необходимого рисунка или получения дополнительных сведений можно использовать поле. Найти клипы или Справка. Для вставки рисунка из другой программы следует выполнить команду Вставка/Рисунок/Из файла.

Способы автоматизации: автотекст, автозамена.

Автозамена. Поисковый редактор Word сам исправляет некоторые ошибки, которые вы допускаете при наборе. Когда вы пишите две прописные буквы в начале слова, он делает вторую букву строчной. Когда вы начинаете новое предложение со строчной буквы, он делает ее прописной. Если вы случайно нажали CapsLock и ввели например «mICROSOFT», word исправит ошибку и погасит CapsLock. Все это становится возможным благодаря механизму автозамены.

Изменить параметры автозамены можно при помощи меню Сервис→Автозамена.

Диалоговое окно Автозамена позволяет задать собственные параметры автозамены.

Настроим Word так, чтобы он заменял двойной дефис на тире. В поле заменить нужно набрать двойной дефис, в поле «на» - удерживая Alt набрать на цифровой клавиатуре 0151, чтобы получилось «-». Если выделить фрагмент текста прежде, чем дать команду Сервис→Автозамена, то в поле «на» появится выделенный фрагмент. Еще одним из средств автоматизации ввода является применения колонтитулов. Для вставки номера страницы в режиме редактирования колонтитула можно щелкнуть на кнопке Номер страницы. Но если рядом с номером страницы должен быть другой текст, лучше пользоваться командой Вставка/Номера страниц. В этом случае номера страниц заключаются в кадры, которые можно перемещать с помощью мыши. Для того, чтобы колонтитулы на четных и нечетных страницах раздела разделялись, нужно кнопкой Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы вызвать диалоговое окно Параметры страницы, раскрыть вкладку Макет и включить там флажок четных и нечетных страниц. Чтобы колонтитул на первой странице не появлялся там же отключить флажок первой страницы. Word позволяет автоматически создавать и вставлять в документ его оглавление. Для этого Вставка/Оглавление и указатели, появится окно Оглавление и указатели. Уровни заголовков, которые необходимо отразить в оглавлении, задаются переключателем. Уровни в окне параметров оглавления. Чтобы обновить существующее оглавление, нужно щелкнуь на нем правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать команду Обновить поле.

Автотекст. Word позволяет легко вставлять большие стандартные блоки текста, оформленные определенным образом в том числе с иллюстрациями. Чтобы сделать некоторую информацию элементом автотекста, нужно всю ее выделить, и дать команду Сервис→Автозамена и выбрать вкладку Автотекст. В поле имя элемента лучше всего ввести простое и легко запоминающееся обозначение, например: «подпись». Чтобы ввести элемент автотекста в документ, нужно набрать его имя и нажать F3.